Cara Terbaik untuk Memulai Rapat

 

Apa hal terpenting yang harus dilakukan di awal rapat? Membaca aturan rapat? …itu membosankan! Memperkenalkan semua orang satu sama lain? Penting sih, tapi mungkin bukan itu yang pertama. Meninjau agenda rapat? Ini adalah kesalahan PALING umum!

Jadi apa cara paling efektif untuk memulai rapat? Pertimbangkan ini – di awal pertemuan rapat, orang biasanya ingin mengetahui dua hal di bawah ini.

• Kenapa saya disini?
• Mengapa saya harus peduli?

Jadi untuk benar-benar melibatkan peserta Anda, dan mengatur pertemuan rapat Anda dengan sukses, tempatkan diri Anda di tempat mereka dan pastikan untuk menjawab dua pertanyaan itu sebelum memfasilitasi sisa pertemuan rapat. Untuk membantu memastikan bahwa kedua pertanyaan tersebut dijawab dengan baik, gunakan strategi kepemimpinan 4M sebagai pengingat hal-hal yang harus disertakan saat memulai membuka rapat. Strategi 4M adalah (Menginformasikan, Menggairahkan, Memberdayakan, Melibatkan).

Menginformasikan – Menggairahkan – Memberdayakan – Melibatkan

Menginformasikan – Memberi tahu peserta tentang tujuan pertemuan rapat dan kesimpulan rapat yang akan dihasilkan.

Menggairahkan – Jelaskan manfaat pertemuan rapat dan mengapa pertemuan rapat ini penting bagi mereka.

Memberdayakan – Jelaskan peran yang akan mereka mainkan atau otoritas yang telah diberikan kepada mereka saat rapat.

Libatkan – Libatkan mereka segera melalui pertanyaan keterlibatan yang memajukan tujuan pertemuan rapat tersebut.

Sayangnya, pemimpin rapat sering kali memulai rapat dengan meninjau agenda dan langsung masuk ke item agenda pertama rapat. Akibatnya, peserta sering tidak yakin dengan tujuan rapat, hasil kesimpulan rapat, mengapa rapat bermanfaat, atau mengapa rapat harus penting bagi mereka. Intinya, rapat sering kali dimulai dengan awal tidak efektif yang dapat berdampak negatif pada sisa rapat.

Kami percaya teknik fasilitasi yang efektif mencakup elemen-elemen berikut:

• Mulai rapat tepat waktu.
• Kata-kata pembuka penunh semangat
• Konfirmasi agenda.
• Tinjau aturan dasarnya.
• Buat perkenalan jika perlu.

Membuka rapat dapat memakan waktu hanya lima menit dan lebih tergantung pada ukuran grup, skedul rapat, dan langkah-langkah yang Anda gunakan saat rapat. Anda harus menyesuaikan daftar untuk pertemuan rapat yang Anda pimpin.

Untuk membantu Anda agar bisa memulai rapat dengan baik, kami akan memberi penjelasan detail tentang strategi kepemimpinan 4M.

Menginformasikan

Sebaiknya fasilitator pertemuan menggunakan kata-kata seperti berikut ini di awal pertemuan.

“Tujuan pertemuan ini adalah…Setelah selesai, kita akan medapatkan…”

Itu cara bagus untuk memulai rapat! Kata-kata ini memberi tahu semua orang tentang mengapa kita ada di sini (tujuan) dan apa yang akan kita miliki ketika kita selesai (output/kesimpulan). Kata-kata ini membantu semua orang untuk berada dalam fokus yang sama.

Merangsang

Segmen merangsang adalah bagian dari 4M yang paling sering diabaikan oleh para pemimpin pertemuan rapat. Segmen yang menggairahkan saat menjawab pertanyaan, “Mengapa saya harus peduli?” Tanpa kegembiraan, Anda mungkin memiliki orang-orang di ruangan rapat, tetapi apakah mereka benar-benar ada di meja rapat?

Bagaimana cara Anda menggairahkan? Anda harus bersemangat dengan membuat pernyataan yang menjawab pertanyaan dari mereka, “Apa untungnya bagi saya?” Bandingkan dua bukaan sampel ini. Mana yang lebih baik dalam menggairahkan?

Contoh Merangsang I

• Selamat pagi, senang berada di sini pagi ini.
• Mari saya mulai dengan menceritakan tujuan kita ada di sini.
• Tujuan dari pertemuan raapat ini adalah untuk memperbaiki proses perekrutan kami. Ketika kami selesai, kami akan memiliki tiga hal: diagram penunjukan bagaimana proses perekrutan baru akan bekerja, daftar manfaat dari proses baru, dan rencana langkah demi langkah untuk menerapkan proses baru ini.
• Apa hal menarik tentang ini? Jika kami berhasil, kami akan pergi dengan proses perekrutan baru yang akan membantu organisasi kami mendapatkan orang yang tepat dipekerjakan dan membuat mereka dipekerjakan dengan cepat.

Contoh Merangsang II

• Selamat pagi, senang berada di sini pagi ini.
• Mari saya mulai dengan meninjau mengapa kita ada di rapat ini.
• Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk memperbaiki proses perekrutan kami. Ketika kami selesai, kami akan memiliki tiga hal: diagram penunjukan bagaimana proses perekrutan baru akan bekerja, daftar manfaat dari proses baru, dan rencana langkah demi langkah untuk menerapkan proses baru ini.
• Apa hal menarik tentang ini? Hari ini Anda mungkin memiliki orang-orang di staf Anda yang tidak memiliki keterampilan atau sikap seperti Anda butuhkan. Akibatnya, Anda harus bekerja lebih keras untuk menebus apa yang tidak mereka lakukan. Ini adalah kesempatan Anda untuk menerapkan strategi untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan orang yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Contoh kedua sejauh ini merupakan pernyataan eksitasi lebih baik. Itu melakukan pekerjaan lebih baik untuk menggambarkan manfaat bagi orang tersebut. Tapi apakah Anda memperhatikan satu hal lagi? Hitung berapa kali kata "Anda" atau "Anda" muncul dalam pernyataan menggairahkan.

Rahasia utama untuk membuat orang bersemangat untuk berpartisipasi dalam rapat adalah menjelaskan apa untungnya bagi mereka. Dan Anda dapat membantu memastikan melakukannya secara baik dengan memasukkan kata "Anda" atau "milik Anda" setidaknya empat kali di bagian 4M yang menggairahkan.

Memberdayakan

Tujuan dalam memberdayakan peserta rapat adalah untuk memastikan bahwa mereka sudah tahu dengan jelas tentang kekuatan yang mereka miliki selama rapat. Ketika orang merasa diberdayakan, mereka cenderung kurang ragu untuk berpartisipasi dalam diskusi dan lebih bersedia untuk menawarkan pemikiran dan ide mereka ketika rapat berlangsung.

Di bawah ini adalah tiga contoh pemberdayaan. Seringkali pernyataan tunggal, terfokus, dan sudah memadai untuk memberdayakan. Di lain waktu Anda mungkin menemukan bahwa beberapa pernyataan diperlukan untuk memberdayakan kelompok yang terbiasa diberi tahu apa hal harus dilakukan saat rapat.

Contoh Memberdayakan

• Anda semua dipilih langsung oleh manajer Anda untuk bertugas di gugus tugas proses perekrutan rapat karena mereka merasa Anda memiliki pemahaman tentang apa yang dibutuhkan dan visi untuk menciptakan sesuatu hal jauh lebih baik daripada yang kami miliki saat ini.
• Organisasi mencari Anda masing-masing untuk membawa ide dan fokus untuk menciptakan proses yang jauh lebih baik untuk rapat.
• Meskipun kami bukan pengambil keputusan akhir rapat, Tim Kepemimpinan meminta tim ini untuk membuat rekomendasi dengan justifikasi diperlukan untuk membawa proses perekrutan kami ke tingkat berikutnya dan seterusnya.

Melibatkan

Setelah menyampaikan pembukaan rapat, pertimbangkan untuk segera melibatkan peserta. Mengapa? Langkah keterlibatan melibatkan semua orang dengan cepat dan mempersiapkan mereka untuk sisa pertemuan rapat.

Bagaimana Anda melibatkan peserta di awal rapat? Untuk beberapa tim, yang terbaik adalah memulai dengan pertanyaan terfokus pada tugas yang ada. Untuk tim lain, mungkin lebih tepat untuk memulai dengan pertanyaan yang lebih berfokus pada orang. Perhatikan contoh berikut:

Contoh Melibatkan

• Pendekatan Topik Utama
• Pikirkan tentang tujuan pertemuan.
• Jika kita ingin mencapai tujuan ini, mungkin ada topik spesifik yang Anda tahu perlu kita bahas, isu spesifik yang harus kita tangani, atau mungkin ide spesifik yang harus kita diskusikan.
• Mari kita buat daftarnya. Jika kita ingin sukses hari ini, topik apa yang perlu kita bicarakan?
• Pendekatan Hasil Pribadi
• Mari kita asumsikan pertemuan rapat ini sangat sukses.
• Pikirkan tentang hal-hal yang dihasilkan, hasil yang terjadi, dan hal-hal yang akan membuat Anda berkata, "Ini adalah pertemuan rapat yang hebat."
• Mari kita buat daftarnya. Mengingat tujuan dan produk kita, apa hasil yang secara pribadi ingin Anda lihat dari pertemuan hari ini?
• Pendekatan Bicara Satu menit
• Sudah beberapa hari sejak kami semua bersama. Mari kita mulai dengan setiap orang memberikan pendapat cepat satu menit.
• Kami terakhir bersama pada [tanggal]. Sejak saat itu, mungkin ada satu atau lebih peristiwa penting yang terjadi dalam kehidupan pribadi atau profesional Anda.
• Pertimbangkan peristiwa besar yang telah terjadi dan pilih salah satu yang penting bagi Anda. Mari kita berkeliling ruangan. Apa peristiwa penting yang terjadi padamu sejak terakhir kali kita bersama?

Menggunakan pendekatan 4M akan membantu Anda memfasilitasi pertemuan yang sangat efektif dengan pembukaan yang menginformasikan, menggairahkan, memberdayakan, dan melibatkan.

Berbagi :