Cara Berkarisma dalam Memimpin Rapat bagi Pemula

Rekan muda aktif di organisasi atau komunitas? Jika iya, rekan muda pasti akan berhadapan dengan namanya rapat, dan tidak bisa dipungkiri suatu saat rekan muda akan memimpin sebuat rapat. Nah, bagi rekan muda yang masih baru dan masih kurang pengalaman dalam memimpin rapat, ada baiknya untuk belajar tahap-tahap rapat yang efektif dan efesien.

Tips berikut ini menjamin rekan muda terlihat berwibawa walaupun rekan muda baru pertama kali memimpin sebuah rapat.

PERSIAPAN

Yang harus pertama dilakukan sebelum memulai rapat adalah melakukan persiapan. Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk pelaksanaan rapat yang baik dan juga efektif.

A. Seorang pemimpin rapat harus menentukan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus ditentukan terlebih dulu. Hal ini bertujuan agar rapat benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.

B. Menetapkan agenda rapat. Rekan muda harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah ditetapkan harus segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilakukan.

C. Membuat batasan waktu. Rapat yang baik adalah rapat yang memiliki waktu yang jelas, rapat yang tidak mempunyai batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah membuang waktu dengan sia-sia.

D. Membagi tugas di waktu rapat. Sebagai pimpinan rapat rekan muda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri, bagilah siapa yang menjadi notulen dan semisalnya supaya rapat berjalan lancar.

KEGIATAN

Masuk dalam tahap kegiatan rekan muda dituntut untuk mempraktekannya secara langsung.

1. Memulai / membuka rapat

Bukalah rapat dengan memberi salam, jelaskan maksud dan tujuan diadakannya rapat. Hal ini bertujuan memberi pandangan kepada anggota rapat apa yang ingin dicapai didalam rapat. Setelah itu lanjutlah dengan membaca agenda kegiatan yang akan dilakukan.

2. Memastikan agenda dapat dijalankan dengan benar

Rekan muda harus memastikan bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur rapi. Dan pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu tertentu.

3. Meberikan kesempatan kepada semua anggota untuk berpendapat

Tujuan umum rapat biasanya untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu rekan muda sebagai pemimpin rapat harus memastikan bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.

4. Jangan biarkan satu anggota mendominasi diskusi

Kebanyakan terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi sebuah diskusi. Hal ini sering membuat pemimpin rapat kuwalahan, apalagi jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Hal ini jelas harus dikendalikan, sebagai pemimpin rekan muda harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa dia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan rekan muda sangat diperlukan.

5. Paparkan hasil keputusan rapat

Ketika rapat sudah usai maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat tersebut. Pastikan setiap keputusan yang telah diambil adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Pastikan pula rekan muda sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil, ini akan lebih baik dari pada tidak menjelaskan alasannya.

6. Menutup / mengakhiri rapat

Sebelum menutup rekan muda bisa melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Rekan muda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu rekan muda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil, kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan tersebut. Tambahkan ucapan terima kasih bagi anggota yang berhadir rapat, setelah itu langsung tutup.

Note: Jika rapat merupakan tipe rapat lanjutan pastikan rekan muda memberitahukan hal tersebut kepada semua anggota sebelum rapat ditutup.

Itulah beberapa tahap sederhana dalam memimpin sebuah rapat yang baik dan benar. Jika dalam setiap sesi diatas rekan muda praktekan, yakinlah rapat rekan muda akan jlebih lebih efektif dan efisien.

Selamat Mencoba!